Rebate Claim Processing
Hierbei wickeln wir für einen Hersteller die nachträglichen Rebateanträge von Fachhändlern (oder Endkunden) ab. Hauptsächlich werden dabei Sonderpreise und nachträgliche Vergütungen für (Groß-)Projekte abgewickelt - bei denen i.d.R. Sonderpreise zum tragen kommen, welche erst im Nachgang auf Nachweis ausbezahlt werden. Hier kommt unser System zum tragen. Der Ablauf ist typischerweise wie folgt:
- Fachhändler schließt eine Vereinbarung über Sonder-/Projektpreise mit dem Hersteller
- Fachhändler kauft die Ware über den "normalen" Einkaufs-/Beschaffungsprozess ohne Sonderrabatte und verwendet die Ware aber projektbezogen
- Fachhändler schickt entweder täglich, wöchentlich oder monatlich seine Claim-Files zu uns
- entweder per Web-Frontend, per e-Mail oder FTP/SFTP
- Claims werden vollautomatisch geprüft und der ausstehende Rebate Betrag wird berechnet
- Rebate Betrag wird direkt in das SAP-System des Herstellers weitergeleitet,
- zugügige Auszahlung des Rebates über den standard Buchhaltungsprozess direkt an den Fachhändler
Über das Web-Frontend hat der Fachhändler natürlich jederzeit die völlige Transparenz über den Stand der Claims sowie der Rebatezahlungen.
Fehlerhafte Claims oder Line-items etc. werden sofort angezeigt und können schnell berichtigt werden.
Gleichzeitig werden verschiedene Audit-Reports erstellt, um etwaige Abwichungen, Problemen oder gar Missbrauch schnell auf die Spur zu kommen
Leistungsmerkmale unseres Systems:
- ca. 100-200 Claims je Tag mit ca. 5000-20000 line-items
- aktuell 600 angeschlossene Fachhändler mit ca. 1200 Benutzern
- Generierung von ca. 200-300 payment files/Zahlungen je Woche
Bei der Prüfung der Claims werden u.a. folgende Tasks ausgeführt:
- ist der Claim vollständig und enthält alle notwendigen Daten?
- automatischer Dubletencheck auf Line-Item Ebene
- Prüfung der Claimdaten gegen die Produkt- und Preisdatenbank
- sowie gegenüber der zentralen Datenbank, die je Fachhändler/Projekt/Produkt alle Sonderpreisvereinbarungen enthält
- vollautomatische Rebateberechnung anhand der gegebenen Parameter
- Automatische Generierung von Feedback-Files, Alerts, e-Mail Benachrichtigungen, etc.
- Prüfung der Claimdaten gegen die Sellout-Daten, um Missbrauch schnell festzustellen