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Rebate Claim Processing

 Hierbei wickeln wir für einen Hersteller die nachträglichen Rebateanträge von Fachhändlern (oder Endkunden) ab. Hauptsächlich werden dabei Sonderpreise und nachträgliche Vergütungen für (Groß-)Projekte abgewickelt - bei denen i.d.R. Sonderpreise zum tragen kommen, welche erst im Nachgang auf Nachweis ausbezahlt werden. Hier kommt unser System zum tragen. Der Ablauf ist typischerweise wie folgt:

  • Fachhändler schließt eine Vereinbarung über Sonder-/Projektpreise mit dem Hersteller
  • Fachhändler kauft die Ware über den "normalen" Einkaufs-/Beschaffungsprozess ohne Sonderrabatte und verwendet die Ware aber projektbezogen
  • Fachhändler schickt entweder täglich, wöchentlich oder monatlich seine Claim-Files zu uns
    • entweder per Web-Frontend, per e-Mail oder FTP/SFTP
  • Claims werden vollautomatisch geprüft und der ausstehende Rebate Betrag wird berechnet
  • Rebate Betrag wird direkt in das SAP-System des Herstellers weitergeleitet,
  • zugügige Auszahlung des Rebates über den standard Buchhaltungsprozess direkt an den Fachhändler

Über das Web-Frontend hat der Fachhändler natürlich jederzeit die völlige Transparenz über den Stand der Claims sowie der Rebatezahlungen.
Fehlerhafte Claims oder Line-items etc. werden sofort angezeigt und können schnell berichtigt werden.
Gleichzeitig werden verschiedene Audit-Reports erstellt, um etwaige Abwichungen, Problemen oder gar Missbrauch schnell auf die Spur zu kommen

Leistungsmerkmale unseres Systems:

  • ca. 100-200 Claims je Tag mit ca. 5000-20000 line-items
  • aktuell 600 angeschlossene Fachhändler mit ca. 1200 Benutzern
  • Generierung von ca. 200-300 payment files/Zahlungen je Woche

 Bei der Prüfung der Claims werden u.a. folgende Tasks ausgeführt:

  • ist der Claim vollständig und enthält alle notwendigen Daten?
  • automatischer Dubletencheck auf Line-Item Ebene
  • Prüfung der Claimdaten gegen die Produkt- und Preisdatenbank
  • sowie gegenüber der zentralen Datenbank, die je Fachhändler/Projekt/Produkt alle Sonderpreisvereinbarungen enthält
  • vollautomatische Rebateberechnung anhand der gegebenen Parameter
  • Automatische Generierung von Feedback-Files, Alerts, e-Mail Benachrichtigungen, etc.
  • Prüfung der Claimdaten gegen die Sellout-Daten, um Missbrauch schnell festzustellen